行政專員工作制度

行政專員工作職責

1）每月匯總各部門辦公用品需求，預估當月清潔用品用量并進行申購、驗收和發放。并進行一定量的辦公用品儲備，以備各部門的不時之需；

2）負責總部宿舍的入住接收、安排、檢查，并在每月第一天提供前一個月的住宿明細和費用給財務部進行分割；每月匯總門店宿舍的入住情況并關注是否有異況，及時與領導溝通，并盡快解決問題。關注展店門店的宿舍租賃情況，與展店人員對接房屋選擇、合同簽訂，協助追蹤審批情況并建檔；

3）收集總部過生日人員的名單，并準備賀卡、禮物、鮮花預定。提醒各總監、副總向各自的分管人員致以生日祝福；

4）接收會議室查詢、預定，并在月初統計上個月的會議情況，并公布于OA上（此項工作后中途停止了幾個月，于2010年1月重新開始統計，現移交給前臺）；

5）例行辦公室5S、儀容儀表檢查，提醒各部門人員及時整改。若有拒不整改或情節嚴重的，報人事行政經理發文通報批評。檢查會議室等公共區域的環境衛生，為達到最佳視覺效果提出改善建議并申報執行；

6）總部備用鑰匙管理；

7）咖啡機管理。關注咖啡粉、奶茶粉用量，及時申購、添加。發生故障時聯系廠家前來維修等；

8）不定時檢查保潔人員的工作，并協調處理她們反映的問題：如維修、清潔用品質量、損耗、安全問題等等；

9）總部辦公室設備、資產維護登記、調撥。不定時檢查總部燈具、水管、窗簾等以及其他設備（如打印機、數碼相機等物品報修和追蹤）的完好情況，及時進行更換、維修或申請報廢。對采購買回的資產、設備進行驗收，并登記到個人名下進行保管；對于部門申購物品提供依據和建議，如：是否有庫存、是否可調撥等；

10） 追蹤定期維護、保養的事項。如冰箱斷電除冰透氣、凈水器濾芯更換、地毯清洗、消殺四害等；

11） 起草或協助人事行政經理進行規章制度的擬定和修繕，并關注執行情況；

12） 行政類事務發布公文起草；

13） 掛號信領取和送達，并對無署名的信件進行判斷處理。

14） 辦公室雜志、報刊需求征集、訂購；

15） 人文關懷執行，準備賀卡、申請相關的禮錢或慰問金，并送達當事人的領導處；

16） 每月集團彩鈴、退出人員登記、送辦理；

17） 部門每月花費報銷、以及其他報銷單送簽；

18） 公共設施出現問題時，與物業聯系，并追蹤處理情況；

19） 節日期間的辦公室布置。包括物料申購、采買、報銷、布置、回收、儲存；

20） 員工活動、大型會議的組織或協助組織。如：2010年的年會、橫店游、員工活動場地聯系和租賃等；

21） 其他領導交辦工作和協作工作。如：2010年增加4間總監辦公室事宜的聯系和協調；外單位來訪時的會議室布置、相關物料提供等；

以上為主要的日常工作。在執行過程中，可能還有其他臨時突發事宜，這里就不一一羅列了。如職業素養中的陳述，本人的工作本著務實、創新、細心、服務的指導理念，力求為總部人員提供一個良好的辦公環境和無憂的后勤支持。份內的工作認真完成，有臨時增加的工作能主動加班；對于同事的困難也是盡心盡力地協助，從不推脫。日細心收集與行政有關的各類信息，提供給需要的人員

總結年度專案工作完成況，分析不足及改進方向：

1、2010年總部年會舉辦??人事行政經理董新峰協助

2、件背景：本此年會是公司成立以來的第一屆年會，客觀來說，規模中等，形式保守。

會議安排及遇到的問題：

1） 會議規格、時間、地點確定；

2） 會議日程安排；

3） 會議需要物料準備、追蹤到位；

4） 與會人員數量確定以及交通工具、住宿、游覽安排；

5） 會議當天的組織和協調；

6） 會后費用報銷及總結。

檢討部分

1） 會議規格的確定花了較長的時間，導致一部分工作展開后，卻因為規格的更改而化為無用，人力、財力上的`花費和公司信譽方面都會有或多或少的影響；

2） 該次會議最大的紕漏在手提袋的燙字問題上。因為該方案確認的時間較晚，沒有足夠的時間進行樣稿確認就急匆匆地印刷，導致出貨粗糙且有嚴重錯誤雖然錯在印刷公司，但是我們卻是直接的受損方，不但降低了會議整體質量，也給與會人員留下了不夠細致的印象。最后由供應方提供沒有帶LOGO的手提袋來替代；

3） 有鑒于此次會議所呈現出來的匆忙狀況，建議2010年的年會至少提前一個月開始籌備，會議的規格和曝光程度應謹慎確認，之后就不宜改動，籌備人員朝著一個方向去準備，沉著而漂亮地打造第二屆的百利亨年會。

2、總部員工橫店游

事件背景：此次是公司總部成立以來第一次大型戶外游，從舉辦的時間、出游地點、方式選擇到活動經費的預估、活動細節安排等前后斷斷續續花費了大約2個月左右的時間。本身比較成功，但是旅途的時間帶給大家的勞累在很大程度上降低了大家的滿意度。

活動安排：

1） 活動地點和日期選擇；

2） 活動經費評估；

3） 活動細節安排。與旅行社商討行程表；

4） 篩選參與人員的資格并確定最后人數。包括因公或因私無法參加活動的人員；

5） 活動組別安排和注意事項宣布；

6） 活動過程中的組織和企業文化的宣傳；

7） 安全返回并報銷結案。

檢討部分：活動后，對于因公務而未能參加旅游的同事的補貼事宜未能一次性處理好，遺漏了3名同事，但核對后立即為他們補了申請，并確認領到補貼。

3、總部增加4間總監辦公室以及影音工工程部搬遷事宜主辦和協調

事件背景：由于高管增加，總監辦公室不足，林總下達指令將原企劃部工作區和制歌組工作間改造成總監辦公室。

工程安排：

(一)、行政專員的崗位職責和工作內容有哪些

(二)、商場保潔員崗位職責與工作標準

(三)、商場保潔管理制度及崗位職責是什么

(四)、商場保潔員崗位職責主要是什么

(五)、公司財務經理崗位職責是什么

(六)、銀行客戶經理崗位職責主要包括哪些

(七)、企業行政人力資源經理崗位職責是什么

(八)、公關部門的崗位職責具體有哪些

(九)、營銷總監的崗位職責主要包括哪些

(十)、前臺接待員的崗位職責是什么

1） 發工作聯系單請展店中心安排工程事宜；

2） 協助企劃部和制歌組人員做好搬離工作，并安排好新的辦公區域（包括桌椅擺放、組裝聯系、環境布置建議、追蹤實施等）；

3） 施工進度追蹤和工程中的協助；

4） 時候的費用報銷、結案。

檢討部分

由于是總經理直接交辦，且工程大，工期緊，事前疏忽了立項申請，導致展店中心在報銷材料費用時沒有依據。后補上申請，并提供了詳盡的數據支持，通過了審核并順利報銷結案。