秘書崗位調(diào)查報(bào)告

改革開放以來，許多高等和中等職業(yè)院校紛紛建立了秘書專業(yè)，為社會(huì)培養(yǎng)出了大批的各種急需的秘書人才，在秘書工作的理論和實(shí)踐方面進(jìn)行了可貴的探索。盡管如此，我國秘書工作與國外仍有較大差距，比較中外秘書工作的異同點(diǎn)，找出與發(fā)達(dá)國家的差距，其意義十分重大。

作為具有完善經(jīng)營機(jī)制的單位，其內(nèi)部都有一個(gè)辦公室，而秘書活動(dòng)是這個(gè)部門的主體，秘書就是以全面處理信息和事務(wù)的方式直接輔助領(lǐng)導(dǎo)者實(shí)施管理的人員。從秘書產(chǎn)生的第一天起，就是為領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)而存在的，并隨著領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的發(fā)展而發(fā)展。離開了領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)，秘書活動(dòng)就失去了核心和方向，因而也就喪失了其存在的必要性和可能性。因此，它的性質(zhì)、職能決定了它的重要性在現(xiàn)代管理中，決策是領(lǐng)導(dǎo)者的職能和權(quán)力，也就是說，領(lǐng)導(dǎo)者是決策的主體。然而現(xiàn)代管理中的決策一刻也離小開輔助力量的支持，一旦失去這種支持，就非�？赡軐�(dǎo)致管理系統(tǒng)信息失靈、決策失誤、目標(biāo)失控。處理信息，推動(dòng)信息環(huán)流，這是秘書系統(tǒng)輔助領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)初稿管理的一個(gè)重要手段，也是秘書系統(tǒng)的基本職能之一。秘書是社會(huì)管理中不可缺少的環(huán)節(jié)。中外秘書的不同就其原因也源于中外秘書職業(yè)環(huán)境差異的歷史文化因素上的差異。

我國與西方歷史文化上的差異對秘書工作的影響也是不可忽視的，如以“仁”為中心的儒家雖然在歷史上受過多次沖擊，但至今仍不同程度地影響著人們的觀念�！叭省币约坝纱搜苌�的“義”、“忠”、“信”、“守”等轉(zhuǎn)化為“嚴(yán)守機(jī)密”、“不求名利”、“吃苦耐勞”、“克己奉公”等職業(yè)道德。這是我國秘書的傳統(tǒng)美德。同時(shí)，應(yīng)該看到，我國傳統(tǒng)文化中的糟粕如等級(jí)觀念上智下愚等對秘書工作的消極影響也是不可低估的。西方資本主義已經(jīng)存在了幾百年，個(gè)人主義、利己主義、資產(chǎn)階級(jí)民主自由影響極大。西方秘書人員自主擇業(yè)，謀求實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值和利益，并與其雇主雙向選擇，合則留，不合則去，已成為傳統(tǒng)。這是與我國顯著區(qū)別的;另外，在整個(gè)社會(huì)歷史文化方面，差異也較大。

通過上述比較，我們不難看出我國以黨政公務(wù)秘書為主體的秘書理論與實(shí)踐，與西方以私營公司秘書為主體的秘書理論與事件之間的差異性，以及以東方悠久的官治式吏員文化發(fā)端的中國秘書活動(dòng)，與西方資本主義雇傭文化發(fā)端的公司秘書活動(dòng)的差異性。

中美秘書的工作比較

秘書是為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，在決策與執(zhí)行期間上傳下達(dá)，處理文書檔案和行政事務(wù)等基本內(nèi)涵是相同的。但從管理實(shí)踐中起到的作用來看，存在著差異。我國偏重于綜合性公務(wù)服務(wù)，美國則強(qiáng)調(diào)“起到行政助理的作用”，并明確提出“秘書實(shí)際上處于負(fù)責(zé)人的地位”，并要“委派更多的責(zé)任”和“收于更多的執(zhí)行權(quán)力”。可見，兩國秘書在管理系統(tǒng)中的地位和權(quán)責(zé)是有差異的。我國實(shí)行集體領(lǐng)導(dǎo)制，主要領(lǐng)導(dǎo)者周圍有數(shù)目不少的副職領(lǐng)導(dǎo)和各位職能負(fù)責(zé)人。秘書只是領(lǐng)導(dǎo)群體的綜合性公務(wù)服務(wù)人員。而美國管理組織中主要的權(quán)利的權(quán)力比較集中，其秘書人員大多支隊(duì)主要個(gè)人負(fù)責(zé)。由此，秘書往往為其領(lǐng)導(dǎo)分擔(dān)執(zhí)行性管理和被授予部分責(zé)任和權(quán)利。中美秘書的這種差異，正在縮小。隨我國機(jī)構(gòu)改革，不少組織減少了副職，有秘書承擔(dān)起“行政助理”的任務(wù)。

中美秘書職能差異的歷史淵源與現(xiàn)實(shí)基礎(chǔ)

我國現(xiàn)代秘書理論與實(shí)踐是由我國古代政權(quán)機(jī)構(gòu)中的官僚和吏員辦文辦事、輔助統(tǒng)治者的秘書性活動(dòng)的經(jīng)驗(yàn)和理論發(fā)端的。我國20世紀(jì)80年代初興起的當(dāng)代秘書學(xué)則是以黨政機(jī)關(guān)秘書工作為主要研究對象逐步形成發(fā)展的。秘書性活動(dòng)以撰制與辦理文書檔案、輔佐最高統(tǒng)治者為主要標(biāo)志。古代秘書史上記載的秘書性人物，大多是有一定權(quán)力和職位的官吏，其秘書性活動(dòng)與封建國務(wù)管理密不可分。

美國現(xiàn)代秘書工作及其理論，可以說形成于19世紀(jì)末20世紀(jì)初興起的科學(xué)管理，是大機(jī)器生產(chǎn)發(fā)展到一定程度，公司經(jīng)理們對紛繁的管理事務(wù)難以獨(dú)勝其勞迫切需要身助手的產(chǎn)物，秘書室商品經(jīng)濟(jì)發(fā)展到一定階段為彌補(bǔ)管理者精力、只能和時(shí)間等方面不足而專設(shè)的綜合輔助性辦公人員。

通過比較分析，可以說，由于我國秘書工作極其理論帶有治世理政的嚴(yán)密性、規(guī)范性和承繼性，美國秘書工作極其理論帶有經(jīng)營管理相適應(yīng)的多樣性、效率性和機(jī)變性。

中英秘書工作比較：

英國“秘書”的含義有三個(gè)層次：一是主事者身邊公務(wù)服務(wù)人員和辦事助手;二是非盈利社團(tuán)中有義務(wù)操辦日常事務(wù)的負(fù)責(zé)人;三是政府官員。由于歷史背景和社會(huì)發(fā)展道路的不同�，F(xiàn)代秘書演化也與英國有所不同。首先，我國古代秘書官吏沒有能與英國那樣同步三個(gè)方面的演化，而最先發(fā)展的公務(wù)組織機(jī)關(guān)的的助手?公職秘書，也就是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的秘書。

英國國家系統(tǒng)的“秘書”，是國家管理系統(tǒng)的一種職位，按其政府人事行政管理制度，分為兩類：一類是政務(wù)官、一類是事務(wù)官。前者指名為秘書，實(shí)為部長或官員。后者指行政執(zhí)行層次的官員，包括政務(wù)部以下的各級(jí)官員，其任務(wù)是按政府決策處理日常公務(wù)，這些食物是職業(yè)化、常任制的，不用內(nèi)閣共進(jìn)退，在政府各部的政務(wù)官員，即部長(國家秘書)的領(lǐng)導(dǎo)下執(zhí)行日常行政管理事務(wù)。這些普通人員分為四級(jí)：一是行政級(jí)，包括次長、司長、副司長、助理司長、科學(xué)等。其職責(zé)是輔助部長和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制訂、草擬政策法令，聯(lián)系操辦和協(xié)調(diào)各級(jí)行政事務(wù)，負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)內(nèi)行政人員的考核與監(jiān)督;二是執(zhí)行級(jí)。這是指中下層干部，其職責(zé)是對次要的提案進(jìn)行初步審查分級(jí)。這是指中下層干部，其職責(zé)是對次要的提案進(jìn)行初步審核分析，解決和處理行政公務(wù)中可能出現(xiàn)的問題，主持次要工作的進(jìn)行等等;三是文書或辦事員級(jí)，主要任務(wù)是按一定法規(guī)、指示處理具體事務(wù)，按找具體格式準(zhǔn)確記錄、回答問題及統(tǒng)計(jì)資料;四是打字、資料和計(jì)算機(jī)操作級(jí)。這一類大多是雇傭的女性工作人員，主要從事抄寫、打字、計(jì)算機(jī)統(tǒng)計(jì)、接電話等工作。

比較之下，英國的常務(wù)秘書在某些方面全、相當(dāng)于我國的秘書長的職權(quán)，在決策中發(fā)揮信息綜合和運(yùn)籌策劃的作用，但我國秘書長不是常任制的，往往和行政首長一樣換屆更替。從保持行政的連續(xù)性和政策的承繼性來看，英國的常務(wù)秘書能起到特殊的作用。

中日秘書比較

受體制的影響，中國的秘書和秘書工作與日本相比存在較大的差異。主要表現(xiàn)在從業(yè)人員的組成、行業(yè)化、性別特點(diǎn)、自動(dòng)化程度等四個(gè)方面。相比較之下，日本在這些方面更規(guī)范，更符合現(xiàn)代社會(huì)對秘書和秘書工作的要求。而改變中國的秘書和秘書工作現(xiàn)狀則應(yīng)從推行資格證書制度、建立秘書組織、提高秘書素質(zhì)、改善工作手段等方面入手，使之更適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。

日本作為資本主義強(qiáng)國之一，其秘書工作汲取了歐美國家的經(jīng)驗(yàn)，又結(jié)合本國國情，從20世紀(jì)70年代以來，有了長足的發(fā)展。它是1974年成立的亞洲秘書協(xié)會(huì)會(huì)員(中國的香港和臺(tái)灣也參加)之一。1998年該會(huì)改名為“亞太行政專業(yè)協(xié)會(huì)”，澳大利亞和新西蘭也加入。

在日本，除政治家、大企業(yè)家、社會(huì)名流雇用私人秘書外，在一般企業(yè)中，秘書屬于集團(tuán)而非個(gè)人，不像美國那樣，有許多秘書具有私人的特性。同時(shí)，設(shè)秘書的等級(jí)也被限制在一定的級(jí)別內(nèi)，則就使得在這一級(jí)別之下的中層管理人員不能設(shè)正式的秘書，而只能由其不下中的一名成員，擔(dān)負(fù)從“秘書”性的雜務(wù)處理，直至決策管理的一系列工作(有時(shí)也有管理者本人自己安排自己的工作的日程的。)這表明，相當(dāng)于秘書的輔助功能的那一部分工作，已經(jīng)成了各級(jí)管理監(jiān)督者日常事務(wù)的一部分。

日本秘書工作更多的是個(gè)體秘書活動(dòng)方式，雖然也有綜合性辦公部門，但日本秘書著作大多論述的是秘書個(gè)體活動(dòng)

中蘇秘書的比較

中蘇秘書工作的異同：蘇聯(lián)大機(jī)關(guān)設(shè)“辦公廳”，中國大型機(jī)關(guān)也設(shè)辦公廳，不同的是我國的辦公廳’一般設(shè)有“調(diào)研處”或“政策研究室”，幾年又設(shè)了“信息處”、“公關(guān)接待處”等機(jī)構(gòu)。